Kierownik biura: wymogi, umiejętności, obowiązki

Opublikowano przez

Kierownik biura to zawód, który pojawił się stosunkowo niedawno. Wcześniej ludzie tego zawodu nazywani byli „administratorami”, ale wraz ze zmianą biznesu specjalność kierownika biura nabrała nowych funkcji. Menedżerowie biur są często myleni z sekretarką, kierownikiem HR i administratorem. Po części kierownik biura pełni obie funkcje, ale tylko częściowo. Sama praca kierownika biura ma nieco inne cechy.

Kierownik biura obowiązki zawodowe

Kierownik biura to specjalista, który zarządza wszystkimi usługami biurowymi, koordynuje ich pracę i dostarcza do biura niezbędne materiały eksploatacyjne. Podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu lub Zastępcy Dyrektora Personalnego, czasem Kierownikowi Działu Personalnego. Co robi kierownik biura w ramach swoich obowiązków?

– nadzoruje pracę całego biura;
– koordynuje prace wszystkich służb biurowych (sekretarki, kurierzy, administratorzy, kierowcy, pracownicy techniczni itp.);
– zajmuje się korespondencją biznesową, a także dystrybucją połączeń;
– spotyka się z klientami
– wspiera działy administracyjno-ekonomiczne wszystkich pracowników biurowych;
– pracuje z podstawową dokumentacją księgową;
– przygotowuje listy przewozowe i faktury oraz spisuje materiały
– prowadzi ewidencje, spisuje raporty, a także zajmuje się obiegiem dokumentów płatności;
– organizuje święta oraz inne imprezy firmowe;
– zapewnia czystość i porządek w biurze
– prowadzi ewidencji urlopów, urlopów i nadgodzin, ale nie jest to wymogiem dla wszystkich firm;
– wydaje wizy, zaproszenia oraz zajmuje się rejestracją dla pracowników zagranicznych – jest to wymóg częściej stawiany w dużych firmach, zwłaszcza w budownictwie i ubezpieczeniach;

Są to główne obowiązki kierowników biur, ale jak mówią przedstawiciele agencji rekrutacyjnych, w różnych firmach oprócz powyższych funkcji na kierowników biur nakładane są różne wymagania. W firmach zachodnich kierownik biura najczęściej łączy funkcje właściciela biura, sekretarki oraz osobistej asystentki i de facto jest utożsamiany ze stanowiskiem dyrektora administracyjnego firmy.

Wymagane wykształcenie:

– częściej wymagane jest wyższe;
– ze względu na to, że w niewielu miejscach kształcą się tylko kierownicy biur, większość firm preferuje specjalistów z wykształceniem humanitarnym, czyli filologicznym, dziennikarskim, z zakresu PR, czasem – ekonomicznym;
– mile widziane, poza szkolnictwem wyższym, – ukończenie kursów specjalistycznych;
– ukończenie dodatkowych kursów z wiedzy na temat komputerów (Word, Excel);
– znajomość języka obcego jest obowiązkowym wymogiem w firmach zachodnich.

Wymagania dla kierownika biura:

– umiejętności organizacyjne;
– niezależność w podejmowaniu decyzji;
– umiejętność podziału obowiązków między personel;
– towarzyskość;
– elastyczność;
– cierpliwość;
– takt;
– punktualność;
– sumienność;
– etykieta biznesowa.